Seminarkurs Eventmanagement

-Wir über uns...

Wir sind der Seminarkurs Eventmanagement: Eine Gruppe von 16 engagierten Schülerinnen und Schülern der Kursstufe 1 unter der Leitung von zwei Lehrern, die sich dieses Jahr zur Aufgabe gemacht hat, das Schuljubiläumsfest zu organisieren. Unter einem Seminarkurs versteht man allgemein eine besondere Lernleistung, die während der K1, also der elften Klasse, erbracht werden kann. Dabei findet kein normaler, starrer Unterricht statt. Selbstständiges Lernen und Arbeiten sowie Eigenverantwortung stehen im Vordergrund. Mit der über das Schuljahr erbrachten Leistung, ist es möglich, das mündliche Abitur zu ersetzen.

-Arbeitsgruppen

Dieses Jahr wird das Schuljubiläumsfest von uns, dem Seminarkurs Eventmanagement, organisiert. Doch was genau machen wir dabei eigentlich? Für eine gelungene Veranstaltung ist einiges mehr zu beachten, als man im Vorfeld annimmt. Klickt euch durch unsere Arbeitsgruppen und erfahrt mehr darüber, wie wir bei der Organisation vorgehen.

Wie viele Sitzgelegenheiten werden benötigt? Welcher Anbieter liefert was? Über welches Inventar verfügt die Schule? Liegen wir bei den Kosten im Budget? Wie können Pavillons gegen Wind gesichert werden?

All diese Fragen und weitere beantwortet die Ausstattungsgruppe. Sie kümmert sich im Allgemeinen um das benötigte Equipment wie Pavillons, Stellwände, Bierbankgarnituren, Gläser etc.. Dabei gehört es zu ihren Aufgaben, Stellpläne anzufertigen, Preise verschiedener Leihunternehmen, beispielsweise für Bierbankgarnituren, miteinander zu vergleichen, die nötigen Sicherheitsvorschriften einzuhalten und zuletzt auch für eine ansprechende Dekoration zu sorgen. Außerdem trifft sie Absprachen bezüglich Kosten, Budget und Anschaffungen, zum Beispiel mit dem Förderverein, der Schulleitung oder dem Hausmeister. Hinzu kommt die Organisation des Caterings und die Berücksichtigung der rechtlichen Situation. Das beinhaltet unter anderem die Anmeldung des Schuljubiläumsfestes bei der Stadt sowie der Luftballonaktion bei der deutschen Flugsicherung.

Was wird wann geliefert? Wie viele Helfer sind notwendig? Werden für den Auf- oder Abbau noch zusätzliche Helfer benötigt? Wer tritt wann auf der Bühne auf?

Diese und andere Fragen weiß die Ablaufgruppe zu beantworten. Sie ist für einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung - vom Aufbau über die eigentliche Veranstaltung bis hin zum Abbau - verantwortlich. Dabei erstellt sie Helferlisten und Zeitpläne, achtet auf deren Einhaltung, plant und koordiniert Auf- und Abbau aller beteiligten Personen und Gruppen, stellt also die Verbindung zwischen Ausstattung, Technik und Öffentlichkeitsarbeit dar. Zudem ist das Team für das Bühnenprogramm verantwortlich. Das bedeutet, dass sie einzelne Aktionen auf der Bühne wie z.B. ein Quiz selbst plant und den Umbau der Bühne zwischen den einzelnen Auftritten koordiniert, so dass die gesamte Veranstaltung reibungslos, glatt und zügig abläuft.

Welche technische Ausstattung wird grundsätzlich für das Event benötigt? Welche Ausstattung ist dafür bereits in der Schule vorhanden? Reicht das vorhandene Inventar der Schule zur Stromversorgung aus? Wie sieht die Stromversorgung und -verteilung der Schule aus? Welche Kabel etc. sind für den Einsatz im Freien geeignet, welche nicht?

Um diese und andere Fragen kümmert sich die Technikgruppe. Dabei ist sie - wie der Gruppenname bereits verrät - für die technische Versorgung zuständig. Das Erstellen von Technik- und Schaltplänen sowie Inventarlisten, die Versorgung der Bühne mit ausreichend Licht und Ton, die Versorgung der Veranstaltung mit Strom, Ton, Licht und Wasser gehören ebenso zu ihren Aufgaben wie der Auf- und Abbau der Technik, deren Betreuung während des Events. Ebenso spricht sich das Team mit der schulischen Technik-AG ab und ist für die Sicherheit in Bezug auf die Technik verantwortlich, indem sie beispielsweise für genügend Kabelabdeckungen sorgt.

Wer erhält wann welche Informationen? Wie erfährt die Öffentlichkeit von unserem Schulfest? Wie kann mit den Besuchern interagiert werden? Darum kümmert sich die Öffentlichkeitsarbeit. Sie sorgt unter anderem dafür, dass ihr diesen Artikel gerade lesen könnt. Allgemein ist diese Arbeitsgruppe dafür zuständig, das Schulfest in der Öffentlichkeit zu präsentieren. Dazu gehört das Erstellen von Informationsschreiben, die ständige Aktualisierung des Homepageauftritts, das Entwerfen von Flyern, Plakaten und Präsentationen und die Repräsentation des Events in den Zeitungen. Des Weiteren kümmert sich die Gruppe um die Suche nach Ehemaligen und die Interaktion mit den Besuchern während der Veranstaltung.

Jeweils ein Mitglied der vier Arbeitsgruppen ist Mitglied in der Administration. Diese Gruppe kümmert sich um die Kommunikation der Gruppen untereinander, leitet unsere wöchentlichen Sitzungen, sorgt für Absprachen und koordiniertes Handeln und behält den Gesamtüberblick über den Fortschritt unserer Arbeit.

Und nun, da ihr einiges über die Arbeit des Seminarkurs Eventmanagement erfahren habt, würden wir uns freuen, euch auf dem Schuljubiläumsfest am 07. Juni von 15.30 – 21.00 Uhr begrüßen zu dürfen. Wie ihr bereits an einigen Stellen erahnen konntet, erwartet euch ein abwechslungsreiches Programm.  

-Letztes Event...

Als noch junger Seminarkurs hatten wir unsere Feuerprobe bereits mit der Organisation und Durchführung des Adventsbasars im November.

Durch verschiedene Aktionen und den Verkauf von Dekoartikeln und Verpflegung konnte das ASG in diesem Jahr 5264,93 € an Spenden sammeln, mit welchen wir schon seit über zwei Jahrzehnten soziale Projekte in Kenia und Madagaskar unterstützen. Somit wird beispielsweise Mädchen in Afrika eine schulische Bildung und eine Zukunft ermöglicht. Mit dieser Absicht trugen gemeinschaftlich alle Klassen der Schule mit ihrem eigenen, individuellen Stand bei. Schon Wochen zuvor trafen sich Schüler, Eltern und Lehrer zu dessen Vorbereitung der insgesamt 21 Attraktionen. Nur durch ihr Engagement und die tatkräftige Unterstützung des Fördervereins in Form eines Glühweinstandes konnte eine solch hohe Summe erzielt werden.

Letztendlich war es für uns eine sehr interessante Wendung von Schülern zum Organisator, zum Koordinator, zum Dekoration- und Aufbauspezialisten, zum Techniker oder zum Fachmann/ Fachfrau für Öffentlichkeitsarbeit selbst zu werden. Zu erkennen, welche Mühen hinter einer solchem Event stecken und vor allem, was es alles zu beachten gilt, war eine bedeutende Erfahrung, welche uns auch bei unserem nächsten Projekt, dem Schulfest zum Jubiläum am 07.06.2018 leiten wird.

Doch all das wurde nur durch die einzigartige Zusammenarbeit von Schulleitung, Lehrern, Eltern und Schülern möglich, auf welche wir als Schulgemeinschaft besonders stolz sind.

Hier finden Sie uns...

Otto-Hahn-Straße 4, 

76593 Gernsbach

Tel: 07224/9919910
Email: info@gymnasium-gernsbach.de

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